드롭박스 익스텐션 (Extension)을 소개합니다!

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회사 업무 뿐 아니라 개인 용무에서도 계약서나 품의서 등에 도장 대신 서명 처리를 하는 경우가 많이 늘고 있죠. 이 경우, 컴퓨터에 저장된 해당 문서를 열어서 프린트하고 그 위에 서명을 하죠. 그리고 다시 스캔을 뜨고 이메일이나 팩스로 보내는 과정을 거치는 것이 일반적입니다. 어려운 일은 아니지만, 의외로 일도 많고 시간도 꽤 듭니다. 그런데 드롭박스 익스텐션을 사용하면 서명 처리, 팩스 전송, PDF파일 편집 등을 아주 간단히 해결할 수 있습니다.

1. 드롭박스 익스텐션 역할

드롭박스 익스텐션은 Adobe Sign, Autodesk및 Vimeo같이 많이 사용되는 앱들의 확장 및 애드-온 (Add-On)기능을 이용해 드롭박스 비즈니스안에서 PDF 파일 편집, 중요 서류의 서명 처리, 이미지 파일 수정 작업 등을 바로 할 수 있습니다. 별도의 통합 작업이나 코딩이 필요하지 않기 때문에 누구나 쉽게 사용할 수 있죠. 문서 편집이나 서명 등의 작업이 끝나면 파일이 드롭박스 비즈니스에 다시 저장되기 파일 관리도 걱정할 필요가 없습니다.

그림) 드롭박스 익스텐션 화면

2. 드롭박스 익스텐션 주요 기능

드롭박스 비즈니스 사용자가 익스텐션 서비스를 이용해 처리할 수 있는 업무는 아래와 같습니다.

① 서명 처리: 앞에서 잠깐 언급했듯이 주요 문서를 서명 처리하는 경우가 늘고 있죠. 우리 기업들이 전자결재를 많이 사용하지만 전자서명 기술을 적용한 서명 처리 방식도 빠르게 늘고 있습니다. 드롭박스 익스텐션은Adobe Sign, DocuSign 및 HelloSign 등의 전자서명 앱으로 서명 처리, 발송과 보관까지 일괄적으로 진행할 수 있습니다.

그림) 드롭박스 익스텐션 지원 전자서명 앱

② 디자인 확인 및 편집: 디자인, 설계 등의 많은 분야에서 이용되는 오토데스크 DWG 포맷 파일을 AutoCAD 웹 앱 (Web App)에서 바로 열어보고 수정할 수 있습니다. 별도의 편집용 소프트웨어를 설치하지 않고도 이용할 수 있어 더 편리합니다.

③ 동영상 댓글 달기: Youtube를 비롯해 텍스트보다 동영상이 정보 전달과 소통의 중심이 되는 세상이죠. Vimeo로 제작한 동영상에 대한 피드백을 바로 제공하고 이 내용들을 통합 관리할 수 있습니다.

④ 팩스 전송: 드롭박스 익스텐션은 HelloFax 기능을 이용해서 팩스기까지 오가야 하고 수신 대기하는 불편함을 없앴습니다. 물론, 팩스 문서로 지저분한 책상 모습도 옛날 이야기가 되죠.

⑤ PDF 편집: 특정 SW만을 고집하던 관공서 및 정부기관들도 이제는 PDF형식으로 주요 공지나 관련 양식을 제공하고 있습니다. PDF파일은 확실한 글로벌 표준이라고 해야겠죠. 익스텐션은 Nitro, airSlate, SmallPDF 등의 애드-온을 연결해 드롭박스 비즈니스에서 PDF파일 작성, 변환과 압축 등을 할 수 있습니다.

그림) 드롭박스 익스텐션 지원 PDF 편집용 앱