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오늘 포스트는 드롭박스 페이퍼 3번째 내용으로, 사용 빈도가 높은 문서, 회의 및 프로젝트 계획서 등을 템플릿으로 만드는 방법을 정리했습니다. 문서를 템플릿으로 만들어 사용하면, 문서 작성에 들어가는 시간을 줄일 수 있고 업무의 일관성도 유지할 수 있어서 좋지요.
1. 드롭박스 페이퍼 템플릿 만들기
드롭박스 페이퍼는 사용자가 만든 문서, 아이디어 구상, 회의 메모 및 프로젝트 계획 등을 모두 템플릿으로 만들어 활용할 수 있는 구조를 갖고 있습니다. 템플릿 만들기 기능은 페이퍼 화면 우측 상단의 “새 문서 만들기” 메뉴 하단에서 찾을 수 있습니다.
그림) 템플릿 만들기 화면
템플릿 메뉴를 선택하면 사용자가 만든 항목들 (예: 그림에서는 문서, 아이디어 구상, 회의 메모 및 프로젝트 계획) –이 나타나죠. 여기서 템플릿으로 만들고 싶은 업무를 선택해서 시작하면 됩니다. 본 포스트에서는 아이디어 구상 템플릿을 만들 예정입니다. 기존 템플릿이 아닌 새로 템플릿을 만들어 사용하는 것도 가능합니다. 화면 하단에 “새 템플릿 만들기”메뉴를 클릭하면 됩니다.
그림) 아이디어 구상 템플릿 만들기
아이디어 구상 템플릿을 클릭하면 아래 화면이 나타납니다. 이것이 기본 템플릿 구조입니다. 누구가 쉽게 아이디어를 정리하고 다른 사람들과 공유할 수 있도록 심플하게 구성되어 있죠. 별다른 설명이 필요 없을 정도로 쉽지만 정리해 보겠습니다.
그림) 아이디어 구상 템플릿 예제 화면
① 인원 수: 해당 템플릿 문서를 공유할 인원을 정하는 공간입니다. “@사용자 이름” 문법을 이용해 공유할 사람을 지정할 수 있습니다.
② 관련 자료: 해당 작업을 하면서 참조하거나 같이 이용할 파일을 지정할 수 있습니다. “(+)” 기호를 입력하면 기능이 활성화됩니다.
③ 영감: 논의되는 아이디어를 구체화하거나 전달력을 높일 수 있는 자료 – 이미지, 동영상, 그래프 등-의 정보를 추가할 때 이 항목을 이용합니다.
④ 다음 단계: 논의된 업무와 관련해 다른 사람에게 업무를 할당하거나 요청할 때 사용하는 기능입니다. “@사용자 이름” 문법으로 대상 인원을 지정하고 메시지를 보낼 수 있습니다.
2. 드롭박스 페이퍼 회의 메모 만들기
이번에는 회의 메모를 만드는 방법입니다. 이 작업 역시 간단합니다. 우리는 하루에도 크고 작은 미팅을 여러 번 하죠. 어떤 미팅 내용은 노트북에, 어떤 건은 수첩에 기록을 하죠. 여기 저기에 다 메모를 할 때도 있고요. 그런데, 나중에 다시 찾으려면 어디에 있는지 몰라서 헤맸던 기억도 다들 갖고 있을 겁니다. 클라우드 방식으로 제공되는 드롭박스 페이퍼 회의 메모 기능은 PC, 휴대폰 등의 모든 기기에서, 언제 어디서나 이용할 수 있어서 좋습니다. 페이퍼 화면 우측 상단의 “회의 메모 만들기”를 클릭하면 작업이 시작됩니다.
그림) 회의 메모 만들기 화면
① 참석자: 회의 내용을 공유할 동료를 지정할 수 있습니다. “@사용자 이름” 문법을 사용합니다.
② 안건: 회의 주제 및 주요 목표 등을 설명하는 공간입니다.
③ 논의: 회의에서 논의된 주요 내용들을 정리하는 공간입니다. 회의에 직접 참석하지 못한 인원들을 위해 가능한 자세히 정리하는 것이 좋겠죠.
④ 실행 사항: 회의에서 논의된 내용을 토대로 진행되어야 하는 후속 조치 및 작업을 할당할 수 있습니다. 역시 “@사용자 이름” 문법으로 특정 인원 (복수 인원도 가능)을 지정할 수 있고 일정도 지정할 수 있습니다.
그림) 업무일정지정 및 인원 추가 기능 화면
오늘날의 업무는 속도와 정확성 그리고 공유 능력을 더욱 필요로 합니다. 따라서, 기능이 많고 복잡해서 사용하기 힘든 툴보다는 누구나 쉽게 그리고 빠르게 활용할 수 있는 협업 툴이 더 가치를 가질 수 있습니다
드롭박스는 기업 고객이 선택할 수 있는 최적의 클라우드 스토리지 서비스입니다!
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