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생산성 향상을 위해 다양한 드롭박스 활용 사례를 전합니다.

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드롭박스 페이퍼 시리즈: 2. 드롭박스 페이퍼의 구성 및 문서 만들기

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지난 포스트에서 소개한 드롭박스 페이퍼는 머릿속에 떠오른 아이디어를 바로 정리하고 동료들과 공유해 아이디어를 구체화하고 실행 가능한 수준으로 만들게 해주는 협업 솔루션입니다. 드롭박스 페이퍼는 좋은 아이디어를 다듬고 구체화할 수 있는 구조와 기능을 곳곳에 배치해 두었다가 필요한 순간에 나타나 작업을 지원합니다. 

 

드롭박스 페이퍼 소개 포스트 보기

 

 

1. 드롭박스 페이퍼, 아이디어와 문서의 통합 공간 

드롭박스 페이퍼는 많은 팀원과 동료들이 아이디어 공유와 협업으로 더 좋은 결과를 만들어낼 수 있는 공간이라고 설명했죠. 이런 목적을 달성할 수 있도록 드롭박스 페이퍼는 문서, 폴더, 발표 항목 딱 3가지로만 구성되어 있습니다. 얼 듯 보면, 아주 단순하지만 페이퍼의 효과를 높이기 위한 선택인 것이죠. 

 

그림) 드롭박스 페이퍼 기본 구성

 

① 문서: 드롭박스 페이퍼에서 작성한 문서를 정리해서 보여주는 항목입니다. 페이퍼에서 만든 문서, 미팅(회의) 및 업무 일정표는 문서 항목으로 분류되어 표시됩니다. 즉, 드롭박스 페이퍼 공간에서 이뤄지는 모든 작업 결과 (문서 작성, 미팅 및 일정 정리 등) 가 문서 항목에 표시됩니다. 

 

② 폴더: 드롭박스 페이퍼 사용자가 늘어나거나 여러 팀이 사용하면 팀별, 업무별 혹은 이벤트 등으로 폴더를 만들어 관리하는 것이 효과적이죠. 폴더 이렇게 만들어진 폴더만을 정리해서 표시해 줍니다.

 

Note: 드롭박스 페이퍼를 이용하기 위해서는 드롭박스 사용자 계정을 만들고 그 계정으로 드롭박스에 로그인해야 합니다. 

 

2. 드롭박스 페이퍼에서 문서 및 폴더 만들기

드롭박스 페이퍼를 이용하면 어떤 문서, 폴더, 발표 항목 등의 모든 공간에서 바로 새로운 문서, 폴더 및 회의를 만들 수 있습니다. 드롭박스 페이퍼 화면 오른쪽의 “새 문서 만들기” 메뉴에서 시작할 수 있습니다. 

 

  

그림) 드롭박스 페이지 업무 할당 기능 화면

 

① 새 문서 만들기: 먼저 문서를 하나 만들어보죠. “새 문서 만들기”단추를 클릭하면 바로 편집 화면이 나타나는데, 여기에서 아이디어와 의견을 정리할 수 있습니다. 텍스트와 함께 도표, 이미지, 동영상 및 일정표 등을 추가해서 단순한 아이디어를 실행 가능한 활동으로 구체화할 수 있습니다. 

 

 

그림) 새 문서 만들기 화면 

 

드롭박스 페이퍼 문서를 만들면서 다양한 기능을 이용할 수 있다고 했는데 잠깐 살펴보겠습니다. 문서 작업을 하다가 다른 기능이 필요할 때, 문서 하단의 빈 공간을 마우스로 클릭하면 아래 화면이 나타납니다. 이미지, 드롭박스, 도표 및 일정표 등의 아이콘이 표시되죠. 필요한 기능의 아이콘을 선택하면 됩니다. 위 그림처럼 문서내 채팅은 기본으로 가능하죠. 

 

  

그림) 드롭박스 기능 메뉴 화면

 

 이미지 추가: 이미지를 가져오는 기능입니다. 

 미디어 추가: 유투브, Giphy 같은 곳에서 미디어를 가져와 이용할 수 있는 기능입니다. 문서를 더 감각적이고 직관적으로 만들고 싶을 때 유용합니다. 

 


그림) 드롭박스 페이지 미디어 추가 화면 

 

 도표 만들기: 많은 내용이나 데이터를 도표로 작성하면 보기도 좋고 전달력도 높아지죠. 

 일정 만들기: 아이디어를 공유하고 논의하다 보면 내용이 구체화화되고 실행으로 옮길 수 있도록 설정하는 작업이 필요합니다. 누가, 어떤 일을, 언제까지 할 것인지 등을 문서 안에서 바로 정하고 할당하면 일이 더욱 정확하고 수월해집니다. 

 


그림) 드롭박스 페이퍼 일정 관리 화면 

 

- 부가 기능: 문서 편집에 이용할 수 있는 항목 외에도 다양한 기능이 있습니다. 해당 문서를 다른 사람을 초대하는 기능, 공유 설정, 압축 보관, 문서 이력 관리, 단어 수 프레젠테이션 모드로 문서 보기 등입니다. 

 


그림) 드롭박스 페이퍼 문서 공유 설정 화면 

 

 

MS 오피스, 어도비 같은 문서 편집 전용 툴과 비교하면 약간 부족해 보이지만, 드롭박스 페이퍼의 가치는 고도화된 문집 편집 기능이 아니라 아이디어를 바로 문서로 담아서 공유하고 보강해서 구체화하는데 있습니다. 

 

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